Beneficios de una empresa cero papel

Hoy en día, continuar operando una compañía de forma manual, reduce considerablemente la posibilidad de poder competir con un negocio digital de tu mismo sector. Es por esto que digitalizar la empresa representa la llave para la competitividad y el incremento de la productividad empresarial.

En este sentido, es importante entender en que consiste digitalizar una empresa, ya que no reside en el hecho de escanear documentos o comprar más ordenadores, sino que implica un procedimiento más complejo, hay que repensar todos los procesos e integrarlos en un sistema de gestión documental online, se debe cambiar tanto la forma de trabajar como la forma de atender y ofrecer valor a los clientes.

Según un artículo publicado en junio 2019 por la firma investigadora Gartner Inc. En relación a la digitalización y el exceso de papeles. Las oficinas gastan en promedio más de 10.000 hojas de papel al año. Lo cual no es un gasto menor, algunos estudios indican que el 90% del trabajo que realizan las empresas gira en torno a la búsqueda, distribución y almacenamiento de documentos en papel.

Es por esto que uno de los grandes beneficios de la digitalización es que permite precisamente la administración de tareas de forma centralizada, agilizando la búsqueda y consulta de la información, así como el control de los plazos de un documento. Pero no solo es eso. Existen múltiples beneficios asociados a la digitalización tales como:

  • Reducir los tiempos en la búsqueda de documentos.
  • Aumento de la seguridad de acceso de la información.
  • Preserva la memoria física del documento.
  • Versatilidad de la información, ya que se pueden incorporar a cualquier otro documento.
  • Alarmas de vencimiento.
  • Adaptabilidad de la información digitalizada.
  • Acceso de la información a través de distintos dispositivos tecnológicos.
  • Garantizar el cumplimiento de los procesos.
  • Ahorro de espacio físico.
  • Disminuye los costos asociados al procesamiento manual del documento.
  • Creación de portales personalizados.
  • Fomenta la sostenibilidad medioambiental.

Basado en estas características y tomando como referencia una publicación del QuePublishing, donde resalta el costo únicamente en papel, de unos 80 dólares anuales por empleado. Y entendiendo que esto solo equivale al 10% del costo del ciclo de vida por el que pasa el papel. Puesto que existen otros costos asociados con las copias de un 33% y distribución del 56%.

Sin duda, la digitalización resulta un mayor retorno de la inversión y un negocio más rentable, ayudando a crear un entorno de trabajo más productivo.

Si tienes dudas sobre los beneficios de la transformación digital en tu empresa puedes contactarnos.
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