Implementar la tecnología de firma electrónica en los departamentos de recursos humanos (RRHH), trae consigo beneficios que facilitan considerablemente la relación entre la empresa y sus equipos de trabajo, en especial cuando se realizan procesos de reclutamiento e inducción.
No obstante, existen otros beneficios inherentes que debemos tener presente al momento de evaluar la posibilidad de implementar esta tecnología, debido a que inciden positivamente en la productividad e imagen de la empresa.
¿Qué beneficios ofrece el uso de firmas electrónicas en la administración del capital humano?
Las soluciones de firmas electrónicas son herramientas estratégicas para la administración del personal, ya que permiten que los equipos de trabajo de recursos humanos optimicen sus procesos al momento de contratar un nuevo colaborador.
De igual forma, la implementación de esta tecnología permite que las empresas se proyecten como organizaciones más competitivas de cara a todos sus stakeholders: clientes, proveedores, socios, colaboradores, accionistas, entre otros. De esta manera, las organizaciones demuestran estar preocupados por mantenerse al día con sistemas más eficientes y seguros.
Enumeremos algunos beneficios:
1. Reafirmación de ser una empresa tecnológicamente adaptada
La firma electrónica crea una impresión positiva de primera mano, debido a que el grueso de la fuerza laboral está constituida por gente joven, que entiende la importancia y el valor de implementar soluciones tecnológicas que faciliten y optimicen los procedimientos.
2. Imagen de empresa ambientalmente comprometida
En la actualidad, el mercado no solo agradece y exige la utilización de tecnologías que faciliten la vida, sino que están comprometidos con la sustentabilidad de las empresas y el medio ambiente.
Con la implementación de la firma electrónica, se evitan todos los gastos asociados al proceso de impresión, legalización, distribución y almacenamiento de documentos. Como consecuencia se optimizan los espacios físicos y se consume menos papel, toner, corchetes, carpetas, etiquetas, lápices, tinta, etcétera; lo que significa menos basura y contaminación.
3. Uso eficiente del tiempo
La inversión en estas plataformas tecnológicas, permite a los equipos de trabajo de recursos humanos optimizar los tiempos de procesamiento y archivo de toda la documentación, habilitando además al colaborador a firmar el documento en cualquier momento y lugar.
4. Ahorro de dinero
Como consecuencia de la optimización de los tiempos de procesamiento, se reducen las horas hombre de trabajo, se eliminan los gastos asociados a las impresiones y almacenamiento, espacios físicos, entre otros y se ahorran recursos.
5. Permite firmar cualquier documento
Una vez finalizado el proceso de selección y habiendo sido seleccionado el candidato, la firma del contrato suele ir acompañada de otros documentos: fotocopia de RUT, antecedentes penales, certificados de residencia, entre otros.
Con esta tecnología, la empresa puede solicitar documentos adicionales al mismo tiempo que envía la solicitud de firma vía correo electrónico.
6. Centraliza la gestión de documentos
Invertir en estos softwares permite centralizar la gestión de todos los contratos de la empresa. Asimismo, pone disposición de todas las personas autorizadas, a ver la información contractual de la empresa de forma remota, a través de nuestros servidores.