Importancia de la gestión documental dentro de la empresa

El área digital del gobierno de Chile determina la importancia de la gestión documental de la siguiente manera, “La gestión documental electrónica es clave para avanzar en el desarrollo de un Estado más eficiente, entregando condiciones para una mejor calidad de servicio a la ciudadanía. Su adopción permitirá disminuir el gasto en papel y el de su gestión asociada, facilitar el proceso de transformación digital, asegurar la trazabilidad de la información y promover la interoperabilidad”, esto en un artículo publicado “guía técnica”.

Esto muestra la importancia que corresponde a tener los documentos en formato digital dentro de la organización, debido a las facilidades que otorga, de la misma forma se puede resumir la información del gobierno en tres puntos cruciales.

  • Mejora la disposición de los documentos y facilita el acceso a la información.
  • Eficiencia en los requerimientos y necesidades de los proveedores, además de información transparente, fidedigna y oportuna.
  • Información administrada, organizada y resguardada, posibilitando un mejor servicio, más ágil y con menos burocracia documental.

Por otro lado, la utilidad que otorga la digitalización del documento, y con ello la gestión documental, corresponden a los siguientes beneficios:

  • Disminuye los costos de impresión de documentos y costos en espacio físico de almacenaje.
  • Tiempos de espera más cortos para la aprobación de algún documento.
  • Menos horas hombre en búsqueda de documentos.

Estos aspectos representan a un beneficio general, dentro del área económica, de la misma manera se pueden encontrar beneficios administrativos y de seguridad, a los que corresponde:

Administrativo:

  • Conocimiento sobre la documentación e información, que facilita la identificación, conservación y disposición de los archivos.
  • Organización de los procesos de interoperabilidad entre los departamentos involucrados en los documentos, provocando agilidad de trabajo y disminución de multiplicidad de documentación crucial y urgente.
  • Acceso a la plataforma de trabajo con autorización a cambios solo a personal autorizado, dentro del software de gestión documental, evitando errores de redacción y extravío de documentos.

Seguridad:

  • Trazabilidad de la documentación, aumentando el control y visibilidad de los cambios realizados a los documentos.
  • Mantiene seguridad de la información a través de permisos exclusivos de visión o edición dependiendo de las necesidades, evitando extracción de documentación crucial para la empresa.
  • Respaldo constante en la nube para evitar la pérdida y almacenaje en la memoria interna de los dispositivos, ya que, en el caso de incendios o robos, los documentos pueden ser recuperados de la nube y tendrá la documentación devuelta.

Doctum y sus departamentos, están conscientes de esta situación, por lo que día a día, trabajan para mejorar la experiencia del usuario y satisfacer con mayor eficiencia y eficacia las necesidades que tienen sus clientes o proveedores con el objetivo de brindar una herramienta con la cual enfrentar las inclemencias del mercado en el que se desarrolle.

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