Generalmente en el mundo laboral cuando detectamos o nos asignan algún problema y deseamos resolverlo, tratamos de hacerlo rápidamente sin mayor detalle o buscamos excusas y justificaciones y hasta culpamos a terceros de lo que pasa. En vez de eso, hoy presentamos una herramienta llamada “técnica de los cinco porqués de Toyota”, que nos ayudará a analizar el inconveniente rápidamente de forma objetiva para poder así resolver y mejorar la situación sin sentirnos culpables y de manera responsable.
Origen de la técnica de los 5 porqué de Toyota
Hubo una vez en que la empresa Toyota, trabajaba profundamente para optimizar los procesos de producción, así que idearon una técnica que pudiera ayudar a la detección y posterior resolución de conflictos, de manera rápida y eficiente. El objetivo de esta técnica es avanzar con rapidez y lograr aumentar la productividad de los empleados. La técnica consiste en devolverse a la idea anterior cinco veces repetidas, para poder entender perfectamente el problema principal y atacarlo directamente.
¿Cómo se debe aplicar correctamente la herramienta de los cinco porqués de Toyota?
Esta técnica puede aplicarse en forma individual o para grupos de trabajo. Un ejemplo en cuanto a la aplicación de forma individual sería algo como esto: Supongamos que has salido tarde de casa y llegas impuntual a una importante reunión de trabajo, lo cual trae como resultado que pierdas un cliente bastante importante. Te sientes molesto contigo mismo así que decides analizar lo que ha pasado para mejorarlo y que no se vuelva a repetir:
1.- ¿Por qué llegué tarde? = Porque me desperté tarde.
2.- ¿Por qué me desperté tarde? = Porque me acosté de madrugada.
3.- ¿Por qué me acosté de madrugada? = Porque estuve haciendo el informe para hoy.
4.- ¿Por qué no terminé el informe temprano? = Porque calculé menos tiempo para hacerlo del que me tomó.
5.- ¿Porqué calculé erradamente el tiempo? = Porque no tomé en cuenta las horas previas que necesitaría para realizar el informe.
Beneficios que brinda esta herramienta
- Permite la rápida identificación de la raíz del problema.
- Una vez que solucionamos el problema principal se pueden resolver otros problemas que derivan de él.
- Logra que se gane tiempo y se ahorre energía mal administrada y no necesaria.
Pasos a seguir para utilizar adecuadamente esta técnica
1.- Obtén la mayor cantidad de datos posibles sobre el problema que quieres resolver.
2.- Concéntrate en las más altas probabilidades y no en las posibilidades infinitas. Si no lo haces, podrías perderte en cuasi verdades fuera de lugar y sólo lograrás perder mucho tiempo.
3.- Cuestiónate sobre cada respuesta que le des a los porqués, y así puedes corroborar si son adecuadas para el objetivo que deseas cumplir.
4.- Realiza esta técnica en grupo para que puedas escuchar otras ideas, orientaciones y respuestas, hasta conseguir la más apta.
5.- En los casos en que dilates mucho en encontrar la respuesta, cambia a otra técnica diferente.
Software para la gestión de hallazgos y no conformidades
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