Aspectos a considerar para digitalizar contratos

En la actualidad la cantidad de documentos generados por las empresas aumenta de forma exponencial, por lo que el sistema de almacenamiento se vuelve obsoleto y costoso. Hoy en día los clientes requieren resultados inmediatos y para esto es indispensable poder contar con un sistema de gestión de contratos, que no solo asegura la información organizada, sino que favorece la productividad empresarial.

Según las estimaciones del medio RRHH Digital en marzo del 2019 Madrid, basados en la experiencia de las escuelas públicas de St. Louis, un distrito escolar en Missouri (EEUU) con 47.000 trabajadores que gestionan más de 4,5 millones de documentos y que, además digitalizó recientemente su archivo. Un trabajador puede ocupar 67 min aproximadamente de su jornada laboral a buscar documentación necesaria para el desempeño de su trabajo, tiempo que la empresa paga de igual forma que el dedicado a labores productivas.

Por su parte, en la actualidad aún existen múltiples empresas que administran sus contratos manualmente a través de la generación y aprobación de contratos. Generando mayor riesgo económico, ya que el error humano puede ser costoso, además de la inminente fuga de información.

En este sentido, la digitalización de contratos permite asegurar la construcción y monitoreo desde su creación hasta su final, generando una completa trazabilidad del proceso.  Reduce los errores generados en los procesos hasta un 30% menos, favoreciendo a una reducción del 10% en los gastos operacionales.

Al hablar de digitalización de contratos es importante conocer cuáles son los factores relacionados a la gestión del cambio de una empresa con un procedimiento manual a una con procedimiento digital. Para esto veremos 5 aspectos que facilitan el proceso de digitalización.

  1. Evaluación General
    Como punto de partida para la digitalización es fundamental avaluar cómo funciona la organización desde el ámbito interno y externo.
  2. Planificación y ejecución
    Una vez conocido en qué punto se encuentra la empresa, se debe dedicar tiempo y recurso a elaborar un plan y ejecutarlo. La clave en esta fase es darle prioridad al proceso de transformación digital.
  3. Dirigir el Cambio
    La participación del equipo directivo de la empresa es indispensable en especial siendo conscientes de la necesidad de digitalizarse. Por lo que es recomendable que exista una persona que lidere el proceso, cuyo rol es convencer y guiar a la empresa hacia un nuevo modelo de funcionamiento.
  4. Capacita e incentiva a un equipo de transformación digital
    Identificar aquellas personas que cuentan con un perfil adecuado para, redefinir los procesos, detectar las necesidades y poner en práctica los cambios que se requieren para digitalizar la empresa, en conjunto con el líder es el objetivo de esta etapa.
  5. Experiencia digital del cliente
    Por último, pero no menos importante, poder entender y actuar en relación a la experiencia digital de tus clientes es trascendental en este proceso.
    “En la transformación digital es el consumidor, y no la tecnología, quien ocupa el asiento del conductor». Forbes.
    De este modo, los beneficios son múltiples en el ámbito de la productividad empresarial. Ya que permite la administración de tareas de forma centralizada, controlando los plazos y filtrando la información de manera sencilla.

 

Beneficios asociados

  • Reduce los tiempos en la búsqueda de documentos.
  • Aumento de la seguridad de acceso de la información.
  • Alarmas de vencimiento de contratos.
  • Acceso de la información a través de distintos dispositivos tecnológicos.
  • Garantiza el cumplimiento de los procesos.
  • Ahorro de espacio físico.
  • Disminuye los costos asociados al procesamiento manual del documento.
  • Creación de portales personalizados.

A tener en cuenta

Las empresas requieren una metodología estratégica para la custodia y administración de contratos para garantizar el cumplimiento, reducir costos y disminuir los riesgos. Sin embargo, el camino hacia el mundo digital presenta ciertos desafíos, tales como:

  • la educación de los usuarios en el uso de las aplicaciones y la gestión del cambio.
  • Las tecnologías muy antiguas en la empresa.
  • Resistencia al avance digital.
  • Tiempo empleado en la digitalización de contratos en curso.

Sin duda siempre que se inicia un proceso nuevo como la digitalización, trae consigo ciertos retos e incertidumbre de como liderar el proceso. Y en esto radica la importancia, de poder contar con expertos en el área que contribuyan con el logro de los objetivos de la empresa.

“El único movimiento equivocado, en lo que respecta a la transformación digital, es no realizar ningún movimiento en absoluto”. Didier Bonnet, senior VP en Capgemini.
Por lo que, Si quieres liderar un proceso de transformación digital del área de contratos en tu empresa puedes contactarnos para que te ayudemos a cumplir con éxito los objetivos.

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