¿Qué es la gestión documental en la nube?

Según la generadora de contenido europea tic.portal, gestión documental o document management system (DMS),  por sus siglas en inglés, se define como “Un sistema de almacenaje de documentación, con características tales como, almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización”.

La gestión documental en la nube, consiste en un archivo centralizado que almacena de manera digital, la documentación de una empresa, lo que favorece la manera de acceder a los documentos, debido a que se puede revisar en cualquier momento la información.

Dentro de las posibilidades de administrar los documentos digitales de una empresa, también esta las facilidades de poder encontrarlos, con este centro de almacenaje digital, implica mayor cantidad de documentos guardados, y mayor ahorro en cobros por almacenamiento.

Dentro de lo que equivale a tener una gestión documental para la empresa, se debe tener en consideración que dentro de la industria digital, escoger el mejor software que otorgue a la organización las mejores prestaciones como lo son:

  • Almacenamiento: que tenga un espacio adecuado en la plataforma digital para almacenar todos los documentos digitales que la empresa solicite.
  • Seguridad: Entregar a la empresa la mejor seguridad dentro del software, debido a que los datos de la empresa corresponden a un índole confidencial que se debería respetar por parte de la empresa que entregue el servicio del software de gestión documental.
  • Seriedad y responsabilidad: Ser una empresa seria y responsable corresponde a tener un trato serio con el cliente, donde este pueda mantener siempre contacto con el proveedor del servicio, y el cual tenga una atención completa con la empresa que este contratando el software de gestión documental.
  • Respuesta: Dar respuestas concretas, certeras y reales a los clientes, que satisfaga sus necesidades y pueda resolver sus problemáticas. Además de tener un soporte técnico en caso de eventualidades que den soporte a las organizaciones.

La problemática sobre la administración de documentos, es un punto importante dentro de la organización, debido al factor tiempo y dinero.

El factor tiempo, va relacionado directamente con la productividad de cada trabajador que puede aumentar en un 18% promedio según la revista digital Capital que realizo un estudio, dado que, un trabajador gasta al menos 7 minutos de su tiempo laboral en encontrar “un archivo” de documentación importante para su trabajo, siendo estos 7 minutos, tiempo que la empresa paga correspondiendo al tiempo de trabajo, en el gestor de documentos, se puede encontrar todo de manera más efectiva y rápida.

EL factor dinero, apunta directamente a cubrir con tecnología, la gran cantidad de dinero que se gasta en papel llegando a ser alrededor de US$1.000 millones según la revista digital Capital que realizo una encuesta a más de 1000 empresas.

Cubriendo esta problemática y gasto es que Doctum pensó en una alternativa eficaz a través del software de gestión de documentos como uno de sus productos, dentro de una variada cartera de productos, satisfaciendo las necesidades de las empresas y ayudándolas a ser  cero papel y más eficientes.

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