Re: ¿Qué beneficios se obtienen al utilizar un workflow en los proceso de negocio?

El rediseño de procesos de negocios, es una disciplina que se viene aplicando cada día más en las organizacionales que poseen una visión de negocio eficiente y que entienden la necesidad de mantenerse siempre competitivos, en la economía globalizada en la que vivimos.
Las empresas están conformadas por redes, que implican una serie de compromisos laborales individuales y que se interrelacionan entre departamentos. Éstos deben estar coordinados a la perfección, con la finalidad de no retrasar el flujo de trabajo en ninguna de las instancias y mantener a los clientes internos y externos siempre satisfechos.
Estas redes, ejecutan actividades específicas que van alineadas con los procesos de negocio de cada área, estructurándose así diversos ciclos de trabajos complementarios.
¿Qué es un workflow?
Según Wikipedia, el workflow, o flujo de trabajo, “es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas”.
Con la aplicación de un sistema de flujo de trabajo, se automatizan todos los procesos de negocio y actividades que fluyen de un área a otra y de un colaborador a otro (documentos, informaciones y tareas), manteniendo una lógica jerárquica y respetando un conjunto de definición establecidas previamente.
Para efectos prácticos, este modelo de flujo de trabajo puede realizarse de forma manual, no obstante en la actualidad se automatizan mediante la implementación de sistemas basados en tecnología de la información (TI). De esta manera, se optimizan los tiempos de respuesta y se mejora el seguimiento de las tareas asignadas.
La tecnología workflow, está constituida por un conjunto de herramientas que, si son observadas desde una perspectiva general o macro, constituyen un enlace o puente entre las diferentes unidades de la compañía: se genera una conexión entre los departamentos y los centros de operación de la organización.
En resumen, la utilización de la herramienta workflow, asegura una comunicación e intercambio de información efectiva entre las gerencias, subgerencias y demás áreas que están trabajando conjuntamente en el mismo proceso de negocio. De igual forma, permite un correcto flujo de trabajo que garantiza que las tareas sean efectivamente realizadas por las personas responsables.
¿Qué gana la empresa aplicando un workflow?
Con la implementación de esta tecnología, se reducen los costos de forma considerable, debido a que desaparecen los obstáculos entre los departamentos (físicos y de comunicación) y las actividades logran ser sistemáticamente planificadas, controladas y optimizadas.
Al poder realizarse las mismas actividades, pero de forma expedita, inevitablemente se hará un uso más eficiente del tiempo, dejando espacio para desarrollar procesos de innovación de productos o servicios con las horas hombre ahorradas.
De igual forma, la utilización de estas herramientas genera una cultura corporativa, basada en los recursos tecnológicos y la eficiencia. Lo que además, aumenta el nivel de identificación de los colaboradores con la empresa.
Con la implementación de las soluciones que ofrece Doctum para los procesos de calidad, documentación, contratos, entre otros, nuestros clientes pueden gestionar sus proyectos mediante una plataforma de trabajo de primer nivel,
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