Software de gestión documental: Seguridad para la organización

La gestión documental es una forma estructurada que aplican las empresas para poder tramitar todo tipo de documentos creados en una organización.

Dicho método permite a la empresa, tener un control total sobre sus documentos, facilitando la recuperación, permitiendo la extracción de información y descartando lo que no es necesario dentro de las funciones de la organización, ya que, al tener todo bajo una buena gestión documental los procesos anteriormente mencionado, son más eficaces y mucho más rápidos.

Dentro de las ventajas que se pueden encontrar de la realización de la gestión documental son:

  • Seguridad de los documentos

Equivale a mantener los documentos seguros a través de la utilización de la nube y el respaldo de esta que proporcione el software de gestión documental a utilizar, esto también con la debida protección contra los robos de información cibernéticos.

  • Repositorio de documentos

Los repositorios son los lugares virtuales donde se almacenara el documento digital, debido a que la empresa a la que se le solicite el software deberá tener espacio suficiente para poder almacenar la información de la empresa.

  • Integración de un equipo de trabajo

Con la gestión documental, se puede dar acceso a más de una persona, lo que facilita la transferencia, adquisición, visualización y descarga de un archivo en un ambiente laboral compartido y colaborativo, esto adquiere un carácter de trabajo en equipo, dentro de la organización, logrando de este modo, que las personas puedan ponerse de acuerdo con sus pares y mejorando el ambiente laboral dentro de la empresa.

  • Mejor organización

La organización de los papeles siempre es un conflicto, debido a que el error humano, fomenta la mala gestión de archivadores de documentación, lo que al necesitarse se pierde entre un 30% y un 40% de tiempo buscando el papel correcto, según indica un organismo investigador español.

Como determinante esta la prestación del software y quien la provee, por lo que tener una gestión documental en la actualidad, es una decisión que está pensada para una empresa actualizada en el presente y actualizada en el futuro.

En Doctum se previó ese problema y se automatizo el software al nivel que la empresa que adquiera el software Gestidoc documental, pueda utilizarlo sin inconvenientes.

Esto debido a la forma eficiente de trabajo de los sectores de programación de la empresa, donde no dejar un cabo suelto para la mejor prestación del servicio al cliente es la prioridad dentro de sus metas de desarrollo diario así como toda la empresa gira en torno al mismo objetivo, entregar un servicio seguro y de calidad.

Si quieres adquirir mayor información sobre el software que necesitas para una gestión documental, haz clic aquí.