¿Qué es la administración de contratos?
La administración de contratos es el proceso de implementación, seguimiento y gestión de contratos. Es un proceso que asegura que los términos del contrato sean seguidos y aplicados por ambas partes.
Ayuda a garantizar que no haya malentendidos sobre lo que se acordó en el contrato.
Gestión de Contratos – Áreas de Enfoque Estratégico del Proceso
Los contratos son documentos legales que establecen los términos de un trato comercial. Pueden utilizarse para proteger los intereses de ambas partes y deben crearse con cuidado y atención.
El proceso de gestión de contratos es una tarea importante para cualquier empresa, pero puede ser especialmente desafiante para las pequeñas empresas. Hay muchas áreas que deben tenerse en cuenta para crear un proceso de gestión de contratos exitoso y este artículo explorará algunas de ellas.
En primer lugar, es importante saber qué tipo de contratos necesitará gestionar. Esto podría incluir acuerdos con proveedores, clientes, empleados o contratistas. A continuación, debe decidir la frecuencia con la que revisará los contratos para asegurarse de que estén actualizados y sean relevantes. También necesita un sistema para archivar contratos antiguos para que puede encontrarlos en caso de que necesite usarlos nuevamente, ya sea para validar una condición o bien iniciar un proceso legal de reclamo. Finalmente deberá generar algún recordatorio en su calendario para evitar que los contratos se renueven automáticamente sin una revisión o hayan contratos vencidos.
Idealmente recomendamos contar con un software que permita administrar los contratos digitales y monitorear de forma automática los vencimientos de los contratos (ingrese aquí para conocer Gestidoc)
9 Elementos básicos de los contratos
- Identificación de las partes (contratante y contratado)
- Definición de derechos y obligaciones de las partes
- Alcance del contrato
- Vigencia del contrato y el modo de renovación en caso de ser necesario
- Forma en que se relacionarán durante la ejecución del contrato
- Riesgo que tomarán las partes para cumplir el objetivo planteado en el contrato
- Niveles de servicios esperado
- Condiciones de pago y valores por los servicios
- Marco legal a que se someten las partes
Desafíos en la negociación de contratos
Los contratos son la base de cualquier negocio. Son el documento legal que define lo que se espera de cada parte y cómo interactuarán entre sí. El desafío de negociar contratos es que debe encontrar un equilibrio entre lo que necesita su empresa y lo que desea su cliente. Esto puede conducir a un contrato desequilibrado que no funciona para ninguna de las partes. Para crear un contrato equilibrado, es importante comprender las necesidades y los deseos de ambas partes, así como las limitaciones impuestas por la ley. La clave es ser creativo para encontrar formas de sortear estas limitaciones a fin de satisfacer las necesidades de todas las partes.
Áreas claves en una negociación de contratos
- Relación de Partes
- Alcance de los servicios
- Términos y condiciones
- Duración o marco de tiempo de los servicios
- Cuotas iniciales de rendimiento o servicio
- Tarifas adicionales a cobrar después de la firma del contrato
- Pagos y cuánto pagará cada parte por lo que recibe.
- Gastos de envío, si existen
- Gastos de viaje
- Pago por adelantado, prepago
- Términos de Condiciones
Gestión de riesgos de los contratos con subcontratistas
La gestión de riesgos es un aspecto clave de cualquier empresa. La industria de subcontratación no es una excepción a esta regla. La gestión de riesgos, más específicamente la evaluación y gestión de riesgos, es la identificación y priorización de riesgos, seguida del desarrollo e implementación de actividades para eliminar o reducir su probabilidad de ocurrencia o impacto.
La gestión de riesgos es una parte clave de la subcontratación. Antes de subcontratar, debe asegurarse de tener el contrato correcto y estar al tanto de todos los riesgos que conlleva la subcontratación.
Hay muchos riesgos cuando se trata de externalizar. Sin embargo, si se hace correctamente, la subcontratación puede ser beneficiosa para su negocio.
Identificación
El primer paso en la gestión de riesgos es identificar qué necesita su empresa de un socio subcontratado y qué puede proporcionarle. Una vez que esto se haya establecido, debe redactar un contrato con ellos que describa los términos y condiciones de la relación.
Cerciórese siempre de que el subcontratista cumple con la legislación vigente al momento de hacer el contrato y también que siga manteniendo el cumplimiento de todas sus obligaciones legales, ya que la ley en Chile permite que los trabajadores del subcontratista pueda iniciar acciones legales sobre su empresa en ciertos casos.
Elementos mínimos que debe proporcionarle el subcontratista
- Pago de leyes sociales de todos sus trabajadores
- Estado legal de sus trabajadores
- Cumplimiento de las normas de seguridad y medioambiente
Si requiere un software que le permita administrar contratos puede revisar las características de Gestidoc Contratos, el software de administración de contratos que integra firma electrónica.